El Portal de las Consultoras al servicio de la Empresa

Mini Cursos: Consultoría Organizacional:

La consultoría y el consultor. Proceso de consultoría. Las organizaciones. Solución de problemas. indicadores de desempeño. Toma de decisiones. Planear las acciones. Procesos de mejora. Mejoramiento continuo. Productividad y calidad. Intervención.

Inicio


Buscar Consultora


Alta en Guía de Consultoras


Newsletter


Artículos


Mini Cursos


Libros Resumidos


Dinámicas Grupales


Publicidad en RedConsultoras


Franquicias y Asociación


Contáctenos



Sitios Recomendados

   CoCrear 
   Ser Humano y Trabajo
  Revista Ser Mejores
 


Consultoría Organizacional
 Creatividad y Solución de Problemas

LAS TECNICAS DE CREATIVIDAD que agrupan una serie de instrumentos y mecanismos (Brainstorming, Grupos Nominales, Phillips 66, el método 635, etc.) que están encaminadas a estimular el pensamiento creador mediante la consulta a especialistas para generar soluciones a un problema para obtener ideas no concebibles en el que se está habituado a trabajar; el empleo de oponentes para estimularlos a que encuentren todos los defectos o inconvenientes de algo; el estudio de un problema haciendo una analogía con otro distinto (Synéctica o Synestesia) de manera de encontrar nuevas posibilidades buscando lo común entre objetivos o factores que parecen opuestos o simplemente inconexos.
Cuando se trabaja en grupo o equipo para solucionar problemas, todas las mentes deben concentrarse en el mismo asunto, de la misma forma y al mismo tiempo, por lo que para eliminar las dificultades anteriormente señaladas es necesario establecer un proceso sistemático que ayude al grupo a seguir un orden lógico en la solución del problema.
La toma de decisiones para solucionar un problema se basa en un proceso cuya lógica hay que estudiarla como una sucesión de pasos en cada uno de los cuales se deja resuelto una parte de dicho proceso, cuyo contenido se refleja en el siguiente esquema de seis pasos:

PROCESO DE SOLUCION DE PROBLEMAS.

 Es necesario señalar que aunque los seis pasos están enumerados, cuando los grupos están inmersos en el proceso de solución de problemas no siempre avanza ordenadamente del uno al seis, sino, que en varias ocasiones vuelven atrás y revisan los primeros pasos, lo que expresa que estos se comportan de una forma iterativa. En cada uno de los seis pasos del proceso de solución de problemas se utilizan un conjunto de técnicas y se debe responder a determinada pregunta, produciéndose un proceso de expansión y contracción, lo que se expone a continuación:

PASO

PREGUNTA A

RESPONDER

EXPANSION

CONTRACCION

1.       Identifique y

seleccione el problema

 

¿Qué deseamos

Cambiar?

Grupos de problemas considerar

Presentación de un problema

2.       Analice el

problema

¿Qué nos impide

Alcanzar la condición deseada?

Grupos de causas potenciales identificadas.

Causa (s)Clave (s)

Identificada (s) y verificada (s).

3.Genere soluciones potenciales

¿Cómo podríamos lograr el cambio?

Grupo de ideas sobre como resolver el problema

Soluciones potenciales esclarecidas.

4. Seleccione y plantee la solución

¿Cuál es la mejor manera de hacer esto?

Grupos de criterios para evaluar soluciones potenciales.

Criterios para evaluar las soluciones convenidas.

5. Ponga en práctica la solución

¿Estamos siguiendo el plan?

 

              -

Puesta en práctica de los planes convenidos

6. Evalúe la solución

¿Qué resultados dio?

 

              -

Eficacia de la solución convenida.

Como se aprecia, al responder las preguntas planteadas en cada paso y obtener los resultados asociados a ellas, el grupo en el proceso de solución de problemas, atraviesa por una serie de expansiones y contracciones. Las expansiones son las etapas en las que se generan ideas, es decir, momentos en los cuales explora la diversidad y creatividad de sus miembros y las contracciones son las etapas de selección y clasificación de ideas, o sea, momentos en los cuales el grupo evalúa las mismas y manifiesta su acuerdo con las mejores.
La eficiencia del trabajo en grupo para solucionar problemas estará dada por la adecuada utilización de la capacidad iterativa para lograr el proceso de expansión – contracción, por lo que el facilitador de dicho proceso y el grupo en general debe comprender claramente cada fase y saber como conducir al grupo de una a otra etapa, así como, conocer sus objetivos, lineamientos y técnicas potenciales a utilizar en cada paso.

Paso 1.- IDENTIFICACION Y SELECCIÓN DEL PROBLEMA
La identificación y selección del problema tiene dos objetivos fundamentales:
• Presentar una definición del problema claramente comprensible para los miembros del grupo, y,
• Que el grupo defina la “condición deseada” a alcanzar mediante su solución.

Para solucionar un problema lo primero que hay que hacer es identificarlo adecuadamente, para evitar la confusión que puede presentarse en este paso entre problemas sintomáticos y problemas esenciales, lo que se logra describiéndolo como realmente existe y evita que se trabaje sobre el problema erróneo. Identificar correctamente el problema representa tener de antemano el 50 % de su solución.
La identificación del problema incluye también establecer con claridad los requisitos mínimos que debe cumplir la decisión que se toma, es decir, contener la condición deseada. Por ejemplo, si se está tratando de definir los problemas de la calidad, hay que fijar bien en qué consiste dicho problema. El enunciado: “la calidad tiene dificultades” no sería una buena definición ya que ese enunciado es muy genérico y por tanto ambiguo y no permitiría al grupo continuar con claridad hacia el paso siguiente. Por ello una mejor formulación podría ser: “sólo el 60 % de la producción es de primera clase” y a partir de aquí plantear la condición deseada que podría establecerse de la siguiente forma: “elevar hasta el 80 % la producción de primera clase de calidad”.
Para la ejecución del paso referido a la identificación y selección de problemas se puede establecer el procedimiento que más abajo se describe, en el que se hace referencia a la utilización de determinadas técnicas e instrumentos que serán descritas de forma detallada en el próximo epígrafe.

PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACION Y SELECCION DE PROBLEMAS.

1.- HACER UN LISTADO DE LOS PROBLEMAS POTENCIALES POR CUALQUIERA DE LOS METODOS DE GENERACION DE IDEAS.
Mediante la generación de ideas se trata de lograr un amplio rango de áreas de problemas para la consideración del grupo por lo que en este momento no debe preocupar como se formulan los problemas ya que más tarde estos se definirán como realmente existen.

2.- REVISAR, COMBINAR, ELIMINAR Y CLASIFICAR.
Esta es una forma de procesar la producción de ideas y tiene como objetivos comprobar que todos en el grupo entiendan cada una de ellas, esclarecer aquella idea que alguien no entienda por quien la aportó y modificar la lista mediante la fusión de ideas (dos pueden convertirse en una). En este proceso los miembros del grupo elaboran la(s) definición(es) de (los) problema(s), la(s) que debe(n) describir con precisión la(s) condición(es) tal como existe(n).
Se procede a realizar la reducción del listado con la finalidad de obtener una cifra manejable de ideas y además encontrar el (los) problema (s) que es (son) fundamenta (es) y sobre el (los) cual (es) el grupo desea influir. Para ello se utilizan algunas preguntas “filtros”, tales como:
• ¿Tiene el grupo control sobre el (los) problema (s) y su (s) solución(es) ? .
• ¿Es importante solucionar el (los) problema(s)?.
• ¿Dispone el grupo de los recursos necesarios para solucionarlo (s)? (p.e., personas, dinero, equipos, etc).
Estas preguntas posibilitan, además, precisar aquel o aquellos problemas que no tiene por el momento solución.
Para reducir el listado se utilizan corchetes [ ], encerrando entre ellos aquellas ideas (problemas) que no se seleccionan, quedando en la lista aquellas no encerradas en corchetes.
La utilización de los corchetes se hace con el fin de que el grupo pueda volver sobre las ideas no seleccionadas en un momento determinado, si fuera necesario, cuando algún miembro considere que ese tópico no ha sido valorado adecuadamente.
La reducción del listado constituye uno de los instrumentos que se utilizan para buscar el consenso del grupo. Para lograr el consenso del grupo en la selección del (los) problema (s) sobre el (los) cual (es) desea influir para su(s) solución (es) también puede utilizarse un modelo de valoración de criterios cuyos criterios estarán compuestos por factores que se valoran mediante una escala, tales como, las preguntas “ filtros” anteriormente relacionada, además de otros: tiempo relativo que tome resolver el (los) problema(s), el beneficio esperado por su solución, etc. En esta etapa también pueden ser utilizados, con igual finalidad de obtención de consenso, otros instrumentos como son la votación ponderada, las comparaciones apareadas, el costo-beneficio y las hojas de balance.

3.- FORMULAR LA CONDICION DESEADA.
Una vez definido(s) y seleccionado(s) el (los) problema(s) se procede a plantear cual es la condición deseada, es decir, el estado en que debe(n) estar la(s) situación(es), una vez solucionado(s) dicho(s) problema(s).


Paso 2.- ANALISIS DEL PROBLEMA.
Después de haber identificado y seleccionado el problema, el grupo identifica la(s) causa(s) principal(es) del mismo. La confianza en los datos – en oposición a las opiniones, es uno de los fundamentales pilares en que se sustenta el proceso de solución de problemas. Los datos deben constituir la base de las acciones del grupo.
El análisis del problema se realiza a través del siguiente procedimiento:
a) Confirmación de que el problema existe realmente.
Se deben identificar y recoger los datos requeridos para confirmar que el problema identificado es real. Los mismos datos pueden también indicar cuando y donde el problema es más grave.
b) Presentación gráfica de los datos.
c) Esta forma de presentación de los datos permite, especialmente a las personas que trabajan en grupos, usar la información con mayor facilidad. Para presentación de los datos pueden utilizarse las siguientes técnicas: Planilla de comprobación; histograma; gráfico de sectores; gráfico de tiempo y otros.
d) Identificación de las causas potenciales.

Entre los instrumentos más importantes para la identificación de las causas potenciales se encuentran:
• DIAGRAMA CAUSA – EFECTO que permite identificar y poner de manifiesto todas las causas potenciales que están contribuyendo a la existencia del problema bajo consideración.
• ANALISIS CAMPO FUERZA para identificar aquellas fuerzas que ayudan o impiden cerrar la brecha que existe entre donde se encuentra la organización y donde debe estar.
• ANALISIS DE PARETO para separar un pequeño número de factores significativos de la gran masa de factores insignificantes.

Paso 3.- GENERACION DE SOLUCIONES POTENCIALES.
El objetivo fundamental de este paso es que el grupo genere tantas vías de solución como sea posible. La búsqueda de soluciones debe comenzar revisando la definición del problema, la condición deseada y las causas claves que lo determinan.
Para la generación de soluciones potenciales se emplean métodos de consulta individual y colectiva utilizando un conjunto de instrumentos entre los que se encuentran: la encuesta, las mesas redondas, los grupos nominales, la tormenta de ideas, el método Delphi, el método 635, Philips 66 y otros.

Paso 4.- SELECCIÓN Y PLANIFICACION DE LA SOLUCION
El objetivo de este paso es que el grupo decida cual del conjunto de soluciones generadas para la solución del problema constituye la óptima para lo que debe sopesar las ventajas y desventajas de cada una. Es muy importante en este paso que el grupo se apoye en criterios de otras personas que participarán o se verán afectados por la puesta en práctica de la solución.
Para la selección de la solución es necesario también utilizar un conjunto de instrumentos para la consecución del consenso del grupo al igual que los expuestos en el paso 1. En la planificación de la solución es necesario anticiparse a los posibles obstáculos que pueden presentarse en la puesta en práctica de la misma por lo que es conveniente aquí emplear el análisis de campo de fuerza para identificar las fuerzas que en el medio en cuestión pueden ayudar o impedir su ejecución.
Para prevenir los posibles obstáculos que pudieran presentarse en la ejecución de la solución es necesario elaborar planes de contingencia para reducir al mínimo los riesgos de la decisión a tomar. Para elaborar dichos planes pueden ser considerados los siguientes puntos:
• Problemas específicos que pueden aparecer.
• Impacto que pueden producir los nuevos problemas.
• Posibles acciones para evitar que ocurran esos problemas.
• Los planes de contingencia deben ser elaborados para hacer frente tanto a los cambios adversos como a los favorables.
• La planificación de la solución debe incluir la asignación de responsabilidades y el establecimiento de fechas para su ejecución.

Paso 5. APLICACIÓN DE LA SOLUCION
Es necesario señalar que en el trayecto entre el planeamiento y la puesta en práctica de la solución es donde fracasan muchas aparentes “buenas” soluciones. Por ello es recomendable seguir el siguiente procedimiento:
• Comunicar la solución a los implicados.
• Si las personas que tienen que ver con la implantación de las medidas previstas no están conscientes de los cambios que resultarán de la de la implantación de la solución, es muy probable que el plan fracase. Por ello es necesario que se le informe sobre las tareas que se realizarán.
• Lograr el compromiso necesario
• Es muy importante lograr el compromiso inicialmente del máximo directivo, de los individuos claves y de otros grupos afectados para llevar a efecto los cambios propuestos.
• Actualización del plan.
• Si los planes de solución requieren la introducción de algún cambio de importancia, será necesaria su actualización ya que si no se hace se corre el riesgo de no lograr su propósito original.
• Ejecutar los planes de contingencia.
• Si la aplicación de la solución se ha dividido en fases sucesivas y la fase 1 tomó menos tiempo del esperado, se debe adelantar la fase 2 y si ocurre lo contrario se debe atrasar.

Paso 6. - EVALUACION DE LA SOLUCION.
Solamente se puede “cerrar el circulo” del proceso global de solución de problemas al evaluar los resultados por lo que el objetivo de este paso es que el grupo conozca con qué eficiencia la solución implantada resolvió el problema.
Para ejecutar este paso se sigue el siguiente procedimiento:
• Recopilar los datos de acuerdo con el plan
• Comparar con la “condición deseada” del paso 1
• Comparar los nuevos datos con los recopilados para analizar el problema en el paso 2.
• Comparar si hay nuevos problemas creados por las soluciones.
La etapa de evaluación de resultados culmina directamente donde comienza la etapa de identificación, lo cual da lugar a un nuevo ciclo del proceso de solución de problemas.

TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA SOLUCION DE PROBLEMAS.
Para la solución de problemas en grupo, es necesario que sus miembros aprendan y se adiestren en la aplicación de una serie de instrumentos que facilitan el trabajo en cada uno de los pasos del proceso.
Estos instrumentos se agrupan en:
• Instrumentos para generar ideas y recopilar información.
• Instrumentos para alcanzar el consenso.
• Instrumentos para analizar y presentar datos.
• Instrumentos para planear las acciones.
Cada uno de estos instrumentos se describe a continuación:

Volver al Índice

 

 

Google
 

COPYRIGHT © 2007 www.redconsultoras.com
Prohibida su reproducción total o parcial,
así como su traducción a cualquier idioma
sin autorización escrita de su titular.
Escríbanos a info@redconsultoras.com