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 Técnicas de Creatividad

INSTRUMENTOS PARA GENERAR IDEAS Y RECOPILAR INFORMACION.

Entre los instrumentos que se utilizan para generar ideas y recopilar la información son utilizados los denominados Métodos de Expertos (realización de trabajo creativo en grupo) que tienen gran importancia para generar criterios de decisión.
Hay muchos métodos de expertos, encontrándose entre ellos: las encuestas; las entrevistas; las mesas redondas; la tormenta de cerebros; el método Delphi; los grupos nominales (combinación de la tormenta de cerebros y el Delphi); y versiones de los tres últimos como son el método 635, Philips 66 y otros.
Un experto es una persona que deliberadamente se hace participar en la solución de un problema para obtener información de él o para evaluar su solución.
Existen elementos comunes entre todos los métodos de expertos que son los siguientes:
• Se equipara el nivel de información que se les brinda a los participantes con el objetivo de delimitar a cierto rango la variedad de opiniones de los mismos.
• Tienen un enfoque iterativo para aproximar las opiniones de los expertos a un criterio colectivo, es decir, lograr el consenso, el que se refleja en el siguiente Diagrama de flujo:

DIAGRAMA DE FLUJO:


 

 Se recibe y trasmite información al grupo cíclicamente para ir disminuyendo la variedad de opiniones

• Crear un clima psicológico que facilite la utilización de las capacidades creativas.
• Medición cualitativa de los fenómenos que se evalúan para significar la importancia relativa de uno con respecto a los demás.
Para la mejor obtención de las opiniones de los expertos deben aplicarse las siguientes reglas generales:
• Crear un ambiente de confianza y receptividad a sus opiniones, esto propicia que lleguen a sentirse plenamente involucrados en la toma de decisiones.
• Garantizar libertad de opiniones individuales sobre los problemas que se están evaluando.
• Brindarles tiempo suficiente para pensar y responder al interrogatorio.
• Elaboración de juicios colectivos de los problemas evaluados.
• Presentación homogénea de la información necesaria que se les suministra.

Para lograr lo anterior es conveniente tomar en cuenta las recomendaciones para una discusión eficaz en grupo, para lograr una comunicación eficaz y para saber escuchar correctamente.

REGLAS PARA UNA DISCUSION EFICAZ EN GRUPO

1. Oír y respetar los puntos de vista de los demás miembros del grupo.
2. Ayude a que todos se sientan parte de la discusión del grupo.
3. Nunca diga que Ud personalmente no esta de acuerdo con alguien más bien diga que pina de una manera distinta.
4. No se considere obligado a refutar a quien tenga una opinión distinta a la suya.
5. Ayude conscientemente a que otros participen.
6. Sea abierto u promueva que los demás digan lo que piensan.
7. Cada miembro es responsable del desarrollo.
8. Mantenga su participación en los niveles mínimos para que otros puedan participar
9. La única pregunta estúpida es la que no se hace.
10. Manténgase abierto y busque los meritos de las ideas de los demás.
11. Evite cualquier actividad que retarde el desarrollo de la reunión.
12. Evite los conflictos personales.
13. Evite ser crítico y sarcástico con otros miembros del grupo.
14. Nunca subestime las ideas y preguntas de los demás.
15. Evite las conversaciones que distraigan el asunto que se esta tratando.
16. Mantenga una actitud amistosa y de apoyo.
17. Cuando sea apropiado resuma lo que se ha dicho.
18. Usar las preguntas para dirigir la reunión, más que las intervenciones.

COMO LOGRAR UNA COMUNICACIÓN EFICAZ

1. Saber escuchar.
2. mantenga una actitud positiva y cooperadora hacia la comunicación.
3. respete a su interlocutor.
4. Analice las características y experiencias de su interlocutor y actúe en consecuencia.
5. considere el momento psicológico.
6. Confíe en el otro e infiérale confianza.
7. manifieste apoyo, comprensión, razone, no dispute.
8. Sea coherente, objetivo, sencillo y ameno.
9. No se prejuicie.
10. Realice control emocional, no se altere.
11. No ironice ni sea sarcástico y evite agredir.
12. No pierda de vista los objetivos.

RECOMENDACIONES PARA SABER ESCUCHAR CORRECTAMENTE

“LA NATURALEZA DIO AL HOMBRE DOS OIDOS Y UNA LENGUA, POR LO ES EVIDENTE QUE DEBE OIR MAS DE LO QUE DEBE HABLAR”

1. Deje de hablar.
2. Ponga a quien habla cómodo.
3. muéstrele que Ud quiere.
4. Elimine las distracciones.
5. Trate de ser empatico con el.
6. Sea paciente.
7. Mantenga un buen humor.
8. Sea prudente con sus argumentos críticos.
9. Haga preguntas.
10. Pare de hablar.

El éxito de la toma de decisiones con el empleo de los métodos de expertos depende mucho de la selección del personal. Para hacer una buena selección de los expertos son útiles la aplicación de las siguientes reglas:

a) Seleccionar al experto en correspondencia con el objetivo de trabajo a realizar (el objetivo determina al experto y no a la inversa).
Para lograrlo debe analizarse a priori cual es la posición del mismo ante el problema y para conocer su posición es conveniente la realización de las siguientes preguntas:
• ¿Qué vínculo tiene con el problema que se trata?
• ¿Cómo lo afectaría cualquier decisión sobre el problema?
• ¿Qué pierde? ¿Qué gana?
Los expertos seleccionados deben ser tales, que sus motivaciones e intereses no se superpongan al problema que deben abordar, para que puedan evidenciar imparcialidad.

b) La cantidad de expertos no debe ser tan pequeña que se pierda la idea de la valoración colectiva, no debe ser tan grande que aumente innecesariamente los gastos para la elaboración de los criterios colectivos. Un número razonable de miembros de un grupo para solucionar problemas debe oscilar entre 7 – 15 personas.

c) Deben tener idoneidad para la tarea a realizar. Los elementos que determinan esa idoneidad son:
• La especialidad del experto.
• La experiencia acumulada.
• El nivel de conocimiento.
• El grado de compromiso ante el problema que se analiza.

LA ENCUESTA (TECNICA PARA RECOPILAR INFORMACION)

Esta deber ser utilizada sólo cuando se hallan definido claramente los objetivos para los que se elabora y las condiciones de su aplicación. Para lograr su objetivo es necesario observar los procedimientos siguientes:

• Identificar la información necesaria
• Decidir quien posee la información más confiable.
• Planificar como utilizar la información.
• Desarrollar preguntas que permitan respuestas precisas, sin ambigüedades.
• Confeccionar el cuestionario de forma breve, sencilla y clara.
• Ensayar las preguntas con varias personas para descubrir las que no están claras.

Las preguntas pueden ser “cerradas”, con un número limitado de respuestas a escoger:
¿Qué tiempo lleva ocupando el cargo actual?
________Menos de un año ______de 1 –3 años. _______Más de 3 años.

O pueden ser “abiertas”.
¿ Cómo usted utiliza la información contenida en el informe mensual?.
La encuesta tiene sus ventajas y desventajas que son las siguientes:

VENTAJAS


DES
VENTAJAS

Permite obtener información de forma económica y simultáneamente.

·         Puede haber interpretaciones diferentes de las preguntas.

·         Si la respuesta es ambigua no hay posibilidad de procesarla.

LA ENTREVISTA (TECNICA PARA RECOPILAR INFORMACION)

Al igual que la encuesta, para desarrollar la entrevista es necesario observar determinados procedimientos para obtener resultados positivos de ella, es decir, para lograr su objetivo.

La técnica de la entrevista se estructura en varias fases:
1. - Planificación.

2. - Realización.
a) Introducción.
b) Conversación.
c) Cierre.

3. - Explotación.

En la planificación debe tenerse en cuenta lo siguiente:
• Las personas a las que se van a entrevistar.
• Fijación de fecha y hora para su realización.
• Duración estimada o tiempo disponible.
• Definir claramente el objetivo a lograr.
• Precisar el lugar de realización.
• Elaboración de la guía de preguntas.
• Conocer las cualidades o características del entrevistado, sus tareas y responsabilidades.
• Coordinar con anticipación la entrevista.

Para la realización de la entrevista debe procederse de la forma siguiente:
• Ser puntual.
• Identifíquese con el entrevistado.
• Explique de forma breve y concisa el objetivo de la entrevista.
• Exponga al entrevistado las razones de su selección.
• Emplee un lenguaje claro y sin utilizar frases cliché.
• Trate de no desviarse demasiado del punto principal.
• Gane el interés y la confianza del entrevistado.
• Compórtese de una manera intermedia entre lo formal y lo informal.
• Mantenga una conducta amistosa.
• Evitar dar la impresión de estar sometido al entrevistado a un interrogatorio.
• Esté preparado para responder cualquier pregunta sobre la finalidad de la entrevista y el uso que se le va dar a la información recibida.
• Oiga pacientemente, sepa escuchar.
• Exprese sus opiniones con tacto y delicadeza pero solo si es imprescindible. En general no exprese sus propias opiniones, no influya o induzca, deje que fluya la conversación.
• Recuerde que siempre se pierde el objetivo de la entrevista con una discusión.
• No contradiga.
• Haga preguntas al nivel adecuado.
• Emplee la terminología del lugar.
• Mire a los ojos de su interlocutor.
• Distinga claramente un hecho de una opinión.
• Ajústese al tiempo acordado.
• No dé la impresión de que usted lo conoce todo.
• Nunca diga al entrevistado: “Usted está equivocado”.
• No critique con el entrevistado la forma en que se están haciendo las cosas.
• Es preferible tomar notas a grabar.
• Confronte sus notas con el entrevistado.
• Agradezca la oportunidad dada.
• Exprese la posibilidad de una consulta posterior para aclarar algunas ideas.

En la explotación de la entrevista se debe proceder de la forma siguiente:
• Completar y ordenar las notas.
• Conservar los originales si los pasa en limpio.
• Verificar y efectuar las comprobaciones cruzadas.
• Proceder con tacto al verificar la información que parezca contradictoria.
• No hacer uso de las respuestas de un entrevistado en contra de las de otro.
• Estudiar las notas, analizarlas y sacar sus propias conclusiones.

PLANILLAS DE COMPROBACION (TECNICA PARA RECOPILAR INFORMACION)
Las planillas de comprobación permiten la recopilación fácil y el análisis posterior de los datos y se utilizan para comprobar con que frecuencia ocurre un hecho durante un período prefijado de tiempo.

Numerosas clases de datos pueden ser determinados utilizando la planilla de comprobación:
• Número de veces que algo sucede.
• Tiempo que demora hacer algo.
• Costo de cierta operación durante un período de tiempo.
• Frecuencia de ocurrencia – por rama, personas, máquina, etc.
• Impacto de una acción durante un período de tiempo.

Ejemplo de planilla de comprobación:

Defecto

Ene

Feb.

Mar

Abril

Mayo

Junio

Total

Alambrado defectuoso en el filtro de la línea

 

/

 

/

 

//

 

/

///

////

 

//

 

14

Mal alambrado en el filtro de la línea

 

 

//

 

/

 

///

 

//

 

/

 

9

Mal alambrado en el circuito del interruptor

 

/

 

/

 

///

 

 

 

///

 

/

 

9

Mal alambrado a la salida de la conexión

 

 

 

//

 

////

 

///

 

///

 

12

Alambres dañados

 

 

/

 

 

 

1

Alambre de tierra sin conectar

 

 

 

//

 

 

2

        TOTAL

2

4

9

10

15

7

47

TORMENTA DE CEREBROS (TECNICA PARA GENERAR IDEAS)

La tormenta de cerebros (brainstorming) es una técnica para la generación de ideas que fue creada por Alex Osborn en los finales de 1930, la que describe en su libro “Imaginación aplicada”.

La tormenta de ideas tiene los siguientes objetivos:
• Obtención de un máximo de ideas.
• Aumentar la probabilidad de respuestas útiles que después pueden ser combinadas y perfeccionadas.
• Alentar las ideas de otros y contribuir a desarrollarlas.
• Analizar la idea separadamente de quien la generó (despersonificarla).

Existen varias formas de desarrollar la tormenta de cerebro tales como: RUEDA LIBRE (free wheeling), ROUND ROBIN y el METODO DE LA TIRA DE PAPEL

El más popular es la RUEDA LIBRE y en su desarrollo deben observarse las siguientes reglas:
• El grupo deber ser dirigido por alguien de experiencia que lo incite a generar ideas.
• El que dirige no da criterios.
• Las ideas no se evalúan.
• Existe libertad de pensamiento y ausencia de críticas.
• Todos deben comprender el problema, objetivos y el proceso a seguir.
• Los participantes exponen sus ideas espontáneamente.
• El registrador anota las ideas en la medida que son expuestas.
• Deben utilizarse instrumentos para lograr consenso a fin de reducir el listado.

La rueda libre tiene las ventajas y desventajas siguientes:
VENTAJAS
• Muy espontáneo.
• Tiende a ser creativo.
• Es fácil la contribución a ideas de otros

DESVENTAJAS
• Individuos fuertes pueden dominar la sesión.
• Pueden perderse ideas cuando hablan muchos a la vez.

El ROUND ROBIN se desarrolla mediante el siguiente procedimiento:
• El facilitador pide a cada miembro, por turno, una idea.
• Los miembros del grupo pueden dar una opinión en cualquier vuelta.
• La sesión culmina una vez que los participantes hayan dado su opinión.
• Las ideas son registradas al igual que en la rueda libre.

El ROUND ROBIN tiene las ventajas y desventajas siguientes:
VENTAJAS
• Es más difícil que un individuo domine.
• Se hace difícil aguardar por el turno.
• Las discusiones tienden a ser más concentradas.

DESVENTAJAS
• Hay cierta pérdida de energía.
• Se alienta a todos los miembros a que participen.
• No es tan fácil trabajar sobre ideas de otros.


Hay otras formas de desarrollar la tormenta de cerebros como son:

METAPLAN. Las ideas se anotan en tarjetas y se clavan en la pared. Cuando un participante clava una tarjeta, lee las ya colocadas, que a la vez le servirán de inspiración para nuevas ideas. Al final de la sesión cada participante pega un punto coloreado en aquellas tarjetas que considera de mayor interés. De ese modo se puede apreciar que ideas son las más aceptadas, sin que alguno de los participantes intimide a los demás.
EL SEIS – TRES – CINCO. Consiste en la reunión de seis participantes y cada uno escribe tres propuestas en un papel y pasa la hoja al compañero de al lado, que a su vez inspirándose en esas propuestas, escribirá otras tres. El resultado es que en cada hoja aparecen 36 propuestas de solución, que, multiplicadas por el número de hojas, dan un total de 108 sugerencias.

EL METODO DELPHI (TECNICA PARA GENERAR IDEAS).
Este es un método de experto por cartas que fue creado en la RAND CORPORATION de USA en la década de 1940 por T.J. Cordon y Olaf Helmer y se publicó en 1964.
El objetivo del método Delphi es obtener el más confiable consenso de opiniones de un grupo de expertos, evitando la confrontación directa entre ellos.
El método Delphi consiste en un interrogatorio a los expertos mediante una serie de preguntas realizadas sucesivamente que están relacionadas con la pregunta primaria original. Es un proceso de preguntas, de respuestas y retroalimentación con nuevas preguntas, donde después de varias interacciones se alcanza el consenso.
Para valorar el nivel de consenso se determina el coeficiente de concordancia ( C) , mediante el siguiente procedimiento.

C = (1- Vn/Vt) 100
Donde:
C: coeficiente de concordancia.
Vn: votos negativos.
Vt: Votos totales.

El criterio más generalizado es que hay consenso cuando se cumple que: C >=75 %.

Ventajas de este método.
• Permite tener criterios con mayor grado de objetividad.
• El consenso logrado sobre la base de los criterios es muy confiable.
• La toma de decisiones sobre la base de los criterios de expertos obtenidos por este método tiene altas probabilidades de ser eficiente.
• Permite valorar alternativas de decisión.
• Evita conflictos entre los expertos y crea un clima favorable a la creatividad.
• El experto se siente involucrado plenamente en la solución del problema y esto facilita su implantación.
• Garantiza la libertad de opiniones sobre la base del anonimato y la confidencialidad.

Desventajas de este método.
• Muy laborioso y lleva tiempo aplicarlo.
• Relativamente costoso en comparación con otros.
• Precisa de buenas comunicaciones.
• Debe ser llevado a cabo por un grupo de análisis.

El método se desarrolla por rondas consecutivas con entradas y salidas del Grupo de Análisis. Si se obtiene consenso se continúa a la próxima ronda, de lo contrario, se retrocede, se hace la misma pregunta, se reformula la pregunta o se hace una breve explicación al experto y así sucesivamente hasta encontrar el consenso.

LOS GRUPOS NOMINALES (TECNICA PARA GENERAR IDEAS).
La técnica de los grupos nominales para generación de ideas es considerado como uno de los tres métodos de expertos básicos conjuntamente con la tormenta de ideas (brainstorming) y el método de Delphi. El procedimiento que se sigue para la aplicación de la técnica de los grupos nominales es el siguiente:

a) El facilitador formula la pregunta que además los participantes ya tienen escritas en una hoja de papel.
b) Se pide al grup que redacte las respuestas de forma silenciosa e independiente.
c) Se trasladan las ideas de cada participante, en cierto orden, a la pizarra o pliego de papel, por rondas.
d) Se declaran las ideas que han sido escritas.
e) Se hace votación ponderada anónima de las ideas que se seleccionan (de 5 a 9) en una hoja, estas se recogen viradas hacia abajo y se mezclan para mantener el anonimato.
f) El resultado de los votos se suman en la pizarra o pliego de papel delante de todo el grupo.
g) Se vuelven a aclarar ideas y se procede a realizar votaciones de forma iterativa, repitiendo las aclaraciones y votaciones hasa que en dos de ellas sucesivas las ideas seleccionadas sean las mismas.

El método de los grupo nominales se diferencia del Delphi en que en el primero los expertos están presentes y juntos, aunque no hay interacción entre estos.
Los grupos nominales ofrecen la ventaja siguiente:
• Asegura el tiempo necesario para la generación de idea.
• Se evitan interrupciones en el pensamiento.
• Se elimina el dominio por parte de personas fuertes que puede producir inhibiciones en el resto.

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