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Consultoría Organizacional
Instrumentos para analizar y presentar datos.

Los objetivos del análisis del problema y la presentación de los datos consistentes en confirmar que este existe realmente, identificar las causas potenciales que lo generan, seleccionar las causas más probables para su verificación y reflejar gráficamente los datos que permitan al grupo usar la información con mayor facilidad.

ANALISIS DE CAUSA – EFECTO (TECNICA PARA ANALIZAR PROBLEMAS).

El diagrama “causa – efecto” se conoce también como “ espina de pescado” (debido a su forma) o como diagrama deIshikawa ( por su inventor, Dr. Kauro Ishikawa, especialista japonés en control de la calidad).
El análisis de “causa – efecto” es una forma sistemática de enfocar los efectos y las causas que crean o contribuyen a crear esos efectos.
Los efectos pueden ser problemas – la definición “ como es” de la situación que el grupo desea corregir-; o pueden ser estados deseados- lo que se quiere que ocurra después que los problemas hayan sido resueltos.

El procedimiento para emplear el análisis de causa – efecto es el siguiente:
• Decidir que efecto va a ser analizado y escribirlo en el extremo derecho de una pizarra o de una hoja de papel. Esta será la “ cabeza del pescado”.
• Dibujar una linea horizontal que parta de la “cabeza” y atraviese la hoja, con varias “ espinas principales” algo inclinadas.
• Escribir los factores principales que contribuyen al efecto, en los extremos de las espinas principales.
• Para los problemas técnicos, se usan con frecuencia 5M: Mano de obra, Materiales, Métodos y Medio ambiente.
• Para los problemas comerciales se usan con frecuencia 4P : Personas, productos, precio y promoción.
• En cada una de las espìnas principales, se escriben los factores específicos que el grupo considra como causas. El grupo puede empelar la tormenta de cerebros u otro método para la recopilación de datos que permitan identificar estos factores.
• Identifique los factores más importantes (o combinación de factores).
• Recopile datos adicionales para verificar la relación entre la causa y el efecto.

El análisis de causa – efecto se utiliza en la etapa de análisis de problema y para la etapa de selección y planificación de la solución.

 

EL METODO DE CAMPO – FUERZA. (TECNICA PARA ANALIZAR PROBLEMAS Y PARA EFECTUAR CAMBIOS)

Este método identifica aquellas fuerzas que ayudan (facilitadoras) o impiden (resistentes) a cerrar la brecha que existe entre donde se encuentra la organización y donde debe estar.

Se lleva a efecto a través del siguiente procedimiento:
• Se divide una hoja por una línea vertical.
• En la parte superior inzquierda se expresa la situación actual, tal como existe.(12 palabras o menos).
• En la parte superior derecha se expresa la situación deseada, como debe ser. (12 palabras o menos).
• Más abajo se describen las fuerzas facilitadoras (a la izquierda) y resistentes ( a la derecha). Divididas en cuatro grupos:
Fuerzas tecnológicas (recursos: materiales, financieros y humanos), Fuerzas Organizacionales Internas (leyes, regulaciones, normativas internas de la organización), Fuerzas Organizacionales Externas (leyes, regulaciones, normativas externas y condiciones sociales) y Fuerzas Individuales ( actitudes, creencias, sentimientos y necesidades de los individuos).
Las fuerzas facilitadoras y resistentes se evalúan en dos aspectos: el control que se tiene sobre esas fuerzas y su grado de intensidad.
El control se clasifica en: poco, mediano, mucho.
La intensidad se clasifica en: poca, mediana, fuerte.
Una vez que el análisis ha terminado, el grupo puede utilizar esta información en el paso 3, para generar soluciones potenciales. Para ello será preciso que, para cada una de las fuerzas facilitadoras y resistentes en que se tiene mucho control y fuerte intensidad, se elabore un plan de trabajo con medidas para incrementar el número o la fuerza de las fuerzas favorables y disminuir el número o la fuerza de las fuerzas resistentes y donde, además, se exponen los beneficios que se esperan y los riesgos posibles si no se cumple el plan.

ANALISIS DE COSTO – BENEFICIO (TECNICA PARA ANALIZAR DATOS)

El análisis de costo beneficio permite al grupo clacular los costos y beneficios para un conjunto de soluciones y lo ayuda a elegir una de ellas mediante comparaciones.
Este análisis incluye el cálculo o la estimación de los costos conocidos y de los beneficios potenciales asociados a la solcuión propuesta, para lo que se requiere, frecuentemente , realizar suposiciones, como por ejemplo, que la solución propuesta permita obtener un incremento de la productividad del 20 %.
Ejemplo:

ANALISIS COSTO – BENEFICIO
 

VARIANTE

COSTO- BENEFICIO

COSTO  ( C)

BENEFICIO (B)

B  -  C

I

400

500

100

II

300

700

400

III

500

700

200

IV

400

700

300

 

En el ejemplo, seguramente el grupo adoptaría la II para la solución del problema, por lo que puede decirse que el costo – beneficio también constituye un instrumento para lograr consenso.

ANALISIS DE PARETO (TECNICA PARA ANALIZAR PROBLEMAS Y PRESENTAR DATOS).

El análisis de pareto es una técnica que separa los “ pocos vitales” de los “muchos triviales”. Recibe este nombre por su creador, V. Pareto, economista del siglo XIX que realizó trabajos sobre la renta y otras distribuciones desiguales.
La finalidad del análisis de Pareto es poner de manifiesto las desigualdades y tiene como regla determinar el 20 % de las causas que provocan el 80 % del efecto.
El concepto básico en que se apoya el análisis de Pareto es la jerarquización de los datos y el análisis se presenta generalmente en un diagrama de Pareto que presenta una distribución ( como el histograma o el gráfico de barras), en que las barras se ordenan de forma descendente.
El diagrama de Pareto se emplea para llamar la atención sobre las causas que mayor incidencia tiene en los efectos, lo que permite al grupo establecer las prioridades. El diagrama de Pareto puede utilizarse con una línea acumulativa o sin ella. Cuando se usa la línea acumulativa, esta representa la suma de los porcentajes de las barras verticales, como si se fueran sobreponiendo, una sobre otra, de derecha a izquierda.

Para la elaboración del diagrama de Pareto se utiliza el siguiente procedimiento:
• Recopilación de los datos requeridos
• Ordenamiento de los datos de forma que vayan de la causa ( o problema) mayor a la más pequeña.
• Cálculo del total.
• Determinación del porcentaje que representa cada causa ( o problema) del total.
• Trazar un eje de coordenadas.
• Graduar la ordenada en procientos del 0 al 100 %
• Construir, de izquierda a derecha, una barra para cada causa ( o problema), donde la altura indique la frecuencia, comenzando con la causa mayor y adicionándole el resto en orden descendente.
• Plotear la línea de procentaje acumulativo.

Ejemplo:
EFICIENCIAS EN LOS SISTEMAS

GRAFICO DE SECTORES ( TECNICA PARA PRESENTAR DATOS)

Los gráficos de sectores se emplea para mostrar la relación de cada parte en el todo. El gráfico de sectores se representa en una circunferencia en el quelos 360º representan el total o 100 %. Esta se divide en sectores proporcionales de acuerdo con el porcentaje que representa cada componente e el total, par lo que se procede de la forma siguiente: Para cada sector de la gráfica, se calcula el tamaño del ángulo, multiplicando el porcentaje por 360º Ejs: 20 % de 360º = 72 º.Empleando un cartabón, se marca el ángulo que corresponde al porcentaje del sector.

Los gráficos de sectores se emplean para mostrar la relación de las diferentes partes entre sí y con el todo. Pueden interpretarse fácilmente y permiten presentar los datos con efectividad y eficiencia. Ejemplo

GRAFICAS DE TIEMPO (TECNICA PARA PRESENTAR DATOS)

Las gráficas de tiempo reflejan los cambios ocurridos en el hecho específico, durante un período dado de tiempo. Pueden ayudar a resumir los eventos de una situación particular y mostrar la relación causa – efecto entre dos cantidades. Esta técnica de presentación de datos es especialmente útil para reflejar fluctuaciones (o falta de ellas) durante un período de tiempo y permite una fácil comunicación e interpretación de los datos. Ejemplo: Horas perdidas en el período julio – diciembre.

HISTOGRAMA (TECNICA PARA PRESENTAR DATOS)

El histograma es un tipo particular de gráfico de barras en el que se muestra la distribución de algunas características.

El histograma se construye de la forma siguiente:
• Se elabora una hoja para ordenar los datos por frecuencia.
• Se dibuja un eje horizontal y uno vertical.
• Se escriben los valores de los datos en el eje horizontal, de menor a mayor.
• En el eje vertical se marca la escala de la frecuencia.
• Se construyen barras verticales para cada uno de los valores, teniendo en cuenta que sus alturas se correspondan con al frecuencia.
Ejemplo:

DISTRIBUCION DE LOS PESOS DE 107 ESTUDIANTES.
 

RANGOS DE PESO

(LIBRAS)

 

FRECUENCIAS

129.5 – 139.5

17

139.5 –149.5

28

149.5 – 159.5

25

159.5 – 169.5

18

169.5 – 179.5

13

179.5 – 189.5

6

TOTAL

107


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