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Consultoría Organizacional
Cómo abordar la solución de problemas

LAS ORGANIZACIONES Y SUS PROBLEMAS, COMO ABORDAR LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS EN LAS ORGANIZACIONES DE FORMA GENERAL.

Al margen de las etapas que sean asumidas en los diferentes métodos de intervención, el consultor en los momentos actuales es contratado para servir como agente de cambio cualquiera que sea la variante utilizada, esto en esencia significa , según las tendencias más actuales, que debe facilitar un proceso de cambio en las organizaciones con la mayor participación posible de todos los directivos y trabajadores, logrando que estos se capaciten y adquieran conocimientos y habilidades que permitan mantener y crecer en la mejora de los resultados y las condiciones indispensables para ello, esto es lo que se conoce como capacidad propia de cambio, la que estará acompañada de un aprendizaje permanente que hará verdaderamente campeones a sus trabajadores y directivos.
Las organizaciones son el objeto de estudio y perfeccionamiento por esto es necesario hacer algunas observaciones metodológicas a fin de entenderlas mejor y así poder actuar en términos de su mejora, este capítulo en su primera parte se dedica a ello y además a precisar algunas ideas de cómo medir los resultados a partir de Indicadores de desempeño haciendo algunas recomendaciones de cómo pueden ser derivados estos, lo que pensamos será de utilidad.

Como el consultor, los directivos y trabajadores deberán Identificar, Verificar, definir, analizar y actuar respecto a los problemas existentes se hace necesario dedicar un espacio a entender la solución de problemas en el ámbito de la organización y algunas ideas de cómo metodológicamente abordar este aspecto.

LAS ORGANIZACIONES.

Una organización (Empresa o sistema sin fines de lucro) es un sistema abierto, formado por subsistemas que transforman entradas en salidas (vinculada esta con los objetivos emanados de la misión) producto de la sinergia de sus partes y procesos, es un medio para lograr el fin que en esencia es el logro de la Cualidad Sistémica y que son expresados en sus objetivos (METAS), esto permite orientar la acción del sistema y sus subsistemas así como los procesos internos para lograrlo, todo esto desde luego se produce en un entorno dado. Por lo anterior se hace necesario definir los objetivos (METAS) y los criterios a través de los cuales vamos a medir si se alcanzan o no estas.
Una organización puede ser subdividida para ser estudiada en:
Unidades Operacionales (UO)
Aquellas donde e ejecutan los procesos claves que transforman las entradas en salidas, orientadas al cliente externo de la organización.
Unidades Funcionales. (UF)
Aquellas donde se ejecutan procesos estratégicos, de asesoría...... que se consideran necesarios, dirigidos a procesos claves o de apoyo.
Unidades de Apoyo (UA)

Aquellas donde se ejecutan los procesos de apoyo a la actividad fundamental, y a los procesos estratégicos incorporados al sistema está en función de decisiones que se adopten en un entorno dado y las contingencias particulares.

 Todo se da en un entorno económico, político, social. Legal, ecológico. etc., determinando y en constante evolución esto que hemos definido pudiera representarse como:

En las organizaciones se identificaran 3 flujos fundamentales, vinculados igualmente a 3 procesos.

FLUJOS PROCESOS
Monetario ---------------------------------------- Financieros
Material ------------------------------------------- Materiales
Informativo --------------------------------------- Dirección

El proceso transformador es aquel donde los grupos actúan para agregar valor partiendo de las entradas obteniendo salidas acordes a la Misión y Objetivos.
Las UO, UF, UA serán a su vez consideradas como sistema y por lo tanto tendrá entradas, salidas y un proceso transformador, en ellas igualmente se necesita definir Misión, objetivos y vías para saber si estos se alcanzan, ellas a su vez operarán en un entorno dado en lo interno especialmente pero también con gran relación con el entorno externo de la organización.
Para poder alcanzar los objetivos, las organizaciones deben tener una derivación bien clara de su Misión, y sus propósitos esenciales que se transformaran en la META y condiciones indispensables.
Si se esta hablando de una organización con fines de lucro, la meta por lo general es obtener utilidades ahora y en el futuro, pero no basta esto, se necesita además tener un adecuado flujo de efectivo, tener adecuado nivel de satisfacción de los clientes y un razonable nivel de satisfacción de las necesidades de los trabajadores, directivos y cumplimiento de su función social desde luego que pueden existir otras cuestiones importantes, pero estas son las fundamentales.

La meta debe ser medible al igual que las condiciones necesarias, los indicadores que de este análisis surjan serán los que en última instancia guiará las decisiones de la dirección de la organización y de todas sus UO, UF y UA, las metas particulares de estas deben estar debidamente alineadas con la de la organización. La meta de la organización por regla general no tiene límite en su MEJORA, son resultados medibles que no tienen un límite y en teoría siempre podrán mejorar hasta el infinito. (Ejemplo: Utilidades Netas).
Las condiciones necesarias son aquellas que se están por debajo de un mínimo razonable hacen que la organización no funcione, en fin que no se pueda obtener más meta, pudiéndose temporalmente convertirse en meta, ejemplos típicos resultan la satisfacción del cliente externo e interno (en las organizaciones con fines de lucro por lo general estas son fundamentales) las condiciones necesarias deben mantenerse y mejorarse razonablemente “ahora y en el futuro” acorde a la evolución de la meta , que es en ultima instancia la que permitirá disponer de recursos para hacerlo .

Lo analizado hasta aquí permite ver más claro que significa MEJORAR, MEJORAR es obtener más meta, esto nos puede ayudar a saber que es un problema: cuando no obtenemos más meta y sus causas (o restricciones) serán aquellas que nos impiden hacerlo, y sobre las que debe en última instancia enfocarse la acción siempre.
Por último en esta primera reflexión acerca de las organizaciones, como entenderlas y analizar su comportamiento y resultados, es conveniente hacer algunas consideraciones para reflexiones futuras.
Las organizaciones con fines de lucro (EMPRESAS) requieren mantener y mejorar sus utilidades de forma continua necesita un razonable flujo de efectivo que permita disponer del requerido para cubrir sus operaciones; la autogestión financiera en esencia es esto, la única forma (lícita y perdurable)de hacerlo es mejorar su posición en el mercado, satisfacer a su cliente ahora y en el futuro, ser competitiva y obtener mayor valor agregado en sus operaciones que los competidores, por lo cual esto no-solo se debe mantener, sino que tiene que mejorar acorde a las exigencias y evolución del entorno.

¿Qué será más importante?
Sin querer agotar esta polémica es conveniente comprender, que sin uno hay lo otro, por lo tanto ambas son vitales, para la empresa por lo que su dirección y todos los trabajadores deben tener información, estado de resultado de ambos.
No queda duda de que respecto a Eficacia y Eficiencia en términos económicos toda Empresa tiene esta información con más o menos certeza (habría que estudiar su oportunidad, difusión etc....)
No resulta usual que todas las empresas tengan una medición precisa y lo mejor fundamentada posible del Estado de satisfacción de sus clientes, tal y como habría que tenerla para mantenerla y mejorarla y así mejorar en lo referente a ventas, utilidades y retorno de lo invertido. Esto puede ser una debilidad recurrente la cual debe ser entendida y buscar las vías para resolverla, tampoco resulta usual que las Empresas tengan un estado preciso de satisfacción de sus clientes internos (directivos y trabajadores), por la incidencia de esto en los dos estados anteriores vale la pena trabajar en ello.

Respecto al tema de las utilidades es necesario comprender también que estas no bastan para que una empresa tenga éxito, ya que para poder mantener sus operaciones es necesario no-solo reflejar (y tener) utilidades en sus estados financieros, sino tener dinero corriente para operar, reproducirse, en fin es necesario mantener una liquidez acorde a sus necesidades.
Estas 4 cuestiones son vitales para mantener y mejorar el desempeño de cualquier Empresa, por lo cual son sus relojes fundamentales en esta carrera desenfrenada por mejorar los resultados de su gestión.

La priorización de uno u otro aspecto estará en función de la satisfacción en que se encuentre la Empresa u Organización en el entorno, pero al fin uno será tratado como meta objetivo esencial y los restantes como condiciones (indispensables) necesarias.
Por ejemplo una empresa en un entorno estable, con mercado con cierta seguridad y gran demanda (demanda › oferta) de seguro dará prioridad la “producción”, “el servicio” a fin de incrementarlo obtener más ventas, esto lo hace con un aumento o explotación intensiva de la capacidad, pero debe trabajar los temas de satisfacción del cliente (externo e interno) y la liquidez como condiciones necesarias para lo anterior y mantenerlas en el nivel razonable para que no afecte lo anterior incluso deberán mantenerlas y mejorarlas razonablemente en función de la evolución.

El empresario y equipo que entienda y maneje estas variables con inteligencia tiene una probabilidad mayor de enfocar sus acciones hacia aquellas cuestiones que verdaderamente darán resultados y rendirán un tributo mayor a sus propósitos.

En las organizaciones sin fines de lucro debe hacerse un análisis similar, su propia definición, objeto social, misión define con claridad que su objetivo no es ganar dinero, su esencia es satisfacer a sus clientes, a su mercado, pero para lograr esto obtener dinero por las diferentes fuentes que lo proporcionan.
• Presupuestos (estatales o de financistas)
• Financiamiento por proyectos o programas......etc.
• Otras fuentes.

Y no pocas organizaciones sin fines de lucro deben acudir a buscar vías de autofinanciamiento, no como razón de ser, pero si como una vía alternativa para poder subsistir y desarrollarse.
El análisis de los restantes cuestiones es similar y se insiste en esta cuestión por la trascendencia que puede tener en las decisiones que se adopten para poder darle cumplimiento a su misión y mejorar de forma sistemática sus resultados.
Como puede observarse se ha insistido en los aspectos metodológicos que se consideran son trascendentales para mantener y mejorar los resultados de la Gestión de las organizaciones, cualquier persona que trabaje en promover cambios deben dominar las reglas esenciales y tener un método que socializado brinde a la organización en cuestión los resultados que desee.

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