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Administración del tiempo - Parte 1

INTRODUCCIÓN

            La administración del tiempo;  es uno  de  los recursos más apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si  se malgasta, se derrocha algo muy valioso.  Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible:

-          Identificar metas, objetivos y prioridades.

-         Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y planificación del tiempo.

-         Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo.

-         Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades.

-         Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo que sirvan tanto en la vida académica como en la vida profesional.

            En este trabajo necesitamos cumplir un objetivo que es ayudar a planificación y saber administrar el tiempo; el rendimiento de cada persona es diferente y varía a lo largo del tiempo. Identificando los momentos de más rendimiento, se puede planificar mejor el trabajo donde plantearemos pequeños ejercicios y dinámicas que nos lleven a reflexiones muy concreta y precisa permitiendo visualizar la deficiencia en algunos espacios de nuestra vida.

 
DEFINICIÓN ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

La administración del  tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir.  Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores.

 

ALGUNAS DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL  TIEMPO SON:  

-             Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.  

-             Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias aun emprendedor.

-             Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.

-             No se puede comprar.

-             No se puede atrapar, detener o regresar.

-             Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.

-             Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

 

PRINCIPIOS BÁSICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL TIEMPO:  

-             Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.

-             Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.

-             Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores,  en planear el día siguiente.

-             El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como el lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.

-             Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad.

-             El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los emprendedores deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades.

-             El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos de los emprendedores, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.

-             Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.

-             No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.

-             El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.  

-             Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia Tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas.

-             Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.

-             Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas.

-             El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo.

-             El  registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.

 

CARACTERÍSTICAS DE UN EMPRENDEDOR QUE ADMINISTRAN EFICIENTEMENTE EL TIEMPO:

-             Recopilan toda la información existente sobre el tema en cuestión, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia.

-             Delegan con claridad y precisión para asegurase que se ha comprendido lo asignado.

-             Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen.

-             Establecen los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo  más corto.

-             Definen alternativas de acción y previenen posibles consecuencias positivas y negativas.

-             Analizan y eligen la que parece la mejor opción en cada caso.

-             Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase que se están logrando los resultados planeados.

-             Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes.

Es importante recordar que la administración del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de actividades, el ayudarse unos a otros, la sincronización conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados.

Administrar el tiempo eficazmente, es un “Don”, que se puede desarrollar por la mayoría de las personas que se lo propongan.

 

LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO: IMPACTO EN NUESTRA GESTIÓN.

Más allá del tiempo, de lo que más se habla en la actualidad es de cumplimiento.

El tiempo, como es escaso se debe administrar adecuadamente.

Dentro de las organizaciones, existen sistemas como el justo a tiempo, u otros modelos de gestión para cumplir con sus cronogramas.

Respecto al trabajo, los expertos en gestión empresarial se han dado cuenta del estrés que supone para los trabajadores estar tanto tiempo en la oficina agobiados por plazos que hay que cumplir, informes que revisar o trabajos que rehacer. A la vista de la mala gestión del tiempo que se suele tener en los trabajos, han salido al paso tesis o ideas de gurús en recursos humanos que apuntan hacia la necesidad de aprovechar mejor el tiempo en los lugares de trabajo, con una planificación adecuada para así poder disfrutar mejor del tiempo de ocio, que este sirva para cargar las pilas y volver el lunes a la tarea con el ánimo renovado.

 

Segunda parte de Administración del tiempo AQUI

 

 

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